Hoe voeg ik een e-mailaccount toe in Microsoft Outlook voor Windows?

Je kunt je e-mailadres toevoegen aan Microsoft Outlook voor Windows met IMAP en SMTP. IMAP synchroniseert je mailbox met de mailserver. Daardoor blijven je e-mails, mappen en gelezen berichten gelijk in Outlook, webmail en op andere apparaten.

Wat heb je nodig?

• Een actief e-mailaccount
• Je volledige e-mailadres
• Het wachtwoord van je mailbox
• Je domeinnaam
• Microsoft Outlook voor Windows
• Een werkende internetverbinding
• De juiste IMAP- en SMTP-instellingen

Stap 1: Open Microsoft Outlook

Start Microsoft Outlook op je Windows-computer.

Gebruik je Outlook voor het eerst? Dan kan Outlook direct vragen om een e-mailadres toe te voegen. Gebruik je Outlook al? Ga dan naar:

Bestand > Account toevoegen

De exacte knoppen kunnen per Outlook-versie iets verschillen.

Stap 2: Vul je volledige e-mailadres in

Vul je volledige e-mailadres in.

Voorbeeld:

info@jouwdomein.nl

Gebruik niet alleen:

info

Klik daarna op Verbinden.

Outlook probeert nu automatisch de juiste instellingen te vinden. Dit lukt niet altijd. Als Outlook de instellingen niet goed vindt, stel je het account handmatig in.

Stap 3: Kies handmatige configuratie als dat nodig is

Werkt automatische configuratie niet goed? Kies dan voor Geavanceerde opties of Handmatig instellen.

Selecteer daarna IMAP als accounttype.

IMAP is de aanbevolen keuze. IMAP zorgt ervoor dat je mailbox wordt gesynchroniseerd met de mailserver. Daardoor zie je dezelfde e-mails en mappen in Outlook, webmail, telefoon en tablet.

Gebruik POP3 alleen als je bewust e-mails lokaal wilt downloaden naar één apparaat. Voor de meeste zakelijke mailboxen is IMAP de beste keuze.

Stap 4: Vul de inkomende mailserver in

Gebruik deze instellingen voor inkomende e-mail:

Accounttype: IMAP
Server: mail.jouwdomein.nl
Poort: 993
Beveiliging: SSL/TLS
Gebruikersnaam: je volledige e-mailadres
Wachtwoord: het wachtwoord van je mailbox

Let op: Vervang jouwdomein.nl door je eigen domeinnaam.

Voorbeeld:

mail.jansenmakelaars.nl

Controleer goed of er geen spaties of typefouten in de servernaam staan.

Stap 5: Vul de uitgaande mailserver in

Gebruik deze instellingen voor uitgaande e-mail:

SMTP-server: mail.jouwdomein.nl
Poort: 465 of 587
Beveiliging: SSL/TLS bij poort 465 of STARTTLS bij poort 587
SMTP-authenticatie: ingeschakeld
Gebruikersnaam: je volledige e-mailadres
Wachtwoord: het wachtwoord van je mailbox

SMTP is nodig om e-mail te verzenden. Zet SMTP-authenticatie altijd aan. Zonder SMTP-authenticatie kan Outlook vaak wel e-mail ontvangen, maar niet verzenden.

Stap 6: Rond de configuratie af

Klik op Volgende.

Outlook controleert nu de instellingen. Als de gegevens kloppen, wordt het account toegevoegd.

Klik daarna op Voltooien of Gereed.

Outlook start vervolgens met het synchroniseren van je mailbox. Dit kan even duren als je veel e-mails of mappen hebt.

Stap 7: Controleer de synchronisatie

Controleer na het toevoegen van het account of Outlook goed werkt.

Let op deze punten:

• E-mails komen binnen
• Je kunt e-mails verzenden
• Mappen worden geladen
• Verzonden items worden opgeslagen
• Outlook vraagt niet steeds opnieuw om je wachtwoord
• Er verschijnt geen SSL/TLS- of poortfout
• De mailbox komt overeen met webmail

Test bij twijfel ook webmail via:

https://jouwdomein.nl/roundcube

Let op: Vervang jouwdomein.nl door je eigen domeinnaam.

Log in met je volledige e-mailadres en mailboxwachtwoord. Werkt webmail wel, maar Outlook niet? Dan zit het probleem meestal in de Outlook-instellingen.

Stap 8: Controleer of het werkt

Stuur een testmail naar jezelf.

Controleer daarna:

• Komt de testmail binnen in Outlook?
• Kun je een e-mail versturen naar een extern adres?
• Staat de verzonden mail in Verzonden items?
• Zie je dezelfde mail ook in webmail?
• Blijft Outlook verbonden zonder foutmelding?

Werkt ontvangen wel, maar verzenden niet? Controleer dan vooral de SMTP-instellingen.

Werkt verzenden wel, maar ontvangen niet? Controleer dan vooral de IMAP-instellingen.

Lukt het niet? Controleer dit eerst

Probleem: Outlook kan geen verbinding maken met de server.
Oplossing: Controleer of de servernaam exact mail.jouwdomein.nl is. Vervang jouwdomein.nl door je eigen domeinnaam. Controleer ook de poort en beveiliging.

Probleem: Outlook blijft om je wachtwoord vragen.
Oplossing: Controleer of je het juiste mailboxwachtwoord gebruikt. Let op Caps Lock, spaties en oude opgeslagen wachtwoorden.

Probleem: Je kunt wel ontvangen, maar niet verzenden.
Oplossing: Controleer de SMTP-instellingen. Gebruik mail.jouwdomein.nl, poort 465 of 587, de juiste beveiliging en zet SMTP-authenticatie aan.

Probleem: Je krijgt een SMTP-fout bij verzenden.
Oplossing: SMTP-authenticatie staat waarschijnlijk uit of gebruikt verkeerde gegevens. Gebruik je volledige e-mailadres en mailboxwachtwoord voor uitgaande e-mail.

Probleem: Je ziet een certificaatmelding.
Oplossing: Controleer of je de juiste servernaam gebruikt. Gebruik geen IP-adres of willekeurige hostingnaam. Gebruik mail.jouwdomein.nl en schakel SSL/TLS of STARTTLS in.

Probleem: Je mailbox synchroniseert niet goed.
Oplossing: Controleer of het account als IMAP is ingesteld. Bij POP3 worden e-mails vaak lokaal opgeslagen, waardoor mappen niet goed gelijk lopen tussen apparaten.

Probleem: Outlook toont niet alle mappen.
Oplossing: Controleer of IMAP correct is ingesteld. Geef Outlook daarna tijd om de volledige mappenstructuur te synchroniseren.

Probleem: Outlook gebruikt nog oude instellingen.
Oplossing: Controleer de bestaande accountinstellingen. Verwijder een oud account alleen als je zeker weet dat je e-mails veilig op de server staan. Neem bij twijfel contact op met ViVortis.

Veelgestelde vragen

Moet ik IMAP of POP3 gebruiken in Outlook voor Windows?

Gebruik bij voorkeur IMAP. IMAP synchroniseert je mailbox met de server. Daardoor zie je dezelfde e-mails en mappen in Outlook, webmail, telefoon en tablet.

Welke inkomende mailserver moet ik invullen?

Gebruik mail.jouwdomein.nl als inkomende mailserver. Vervang jouwdomein.nl door je eigen domeinnaam. Gebruik poort 993 met SSL/TLS.

Welke uitgaande mailserver moet ik invullen?

Gebruik mail.jouwdomein.nl als uitgaande mailserver. Gebruik poort 465 met SSL/TLS of poort 587 met STARTTLS. Zet SMTP-authenticatie altijd aan.

Welke gebruikersnaam moet ik gebruiken?

Gebruik altijd je volledige e-mailadres. Bijvoorbeeld info@jouwdomein.nl. Alleen info is niet voldoende.

Waarom vraagt Outlook steeds opnieuw om mijn wachtwoord?

Meestal staat er een verkeerd of oud wachtwoord opgeslagen. Controleer het mailboxwachtwoord en voer het opnieuw in. Test ook of je met hetzelfde wachtwoord kunt inloggen op webmail.

Waarom kan ik wel ontvangen, maar niet verzenden?

Dan staan de SMTP-instellingen meestal niet goed. Controleer de uitgaande server, poort, beveiliging en SMTP-authenticatie.

Moet ik mijn oude account verwijderen voordat ik opnieuw instel?

Alleen als je zeker weet dat je e-mail veilig op de server staat. Bij IMAP staat de e-mail meestal op de server. Bij POP3 kan e-mail lokaal op je computer staan. Neem bij twijfel eerst contact op met ViVortis.

Wanneer moet je ViVortis inschakelen?

Neem contact op met ViVortis wanneer:

• Je niet kunt inloggen op webmail
• Je mailboxwachtwoord niet werkt
• Outlook blijft vragen om je wachtwoord
• Verzenden niet werkt na controle van SMTP
• Je een certificaatmelding blijft zien
• Je niet weet of je oude account IMAP of POP3 gebruikt
• Je bang bent e-mails kwijt te raken bij het verwijderen van een account
• Je twijfelt welke instelling juist is
• De wijziging invloed kan hebben op je website, e-mail of domein

Ga naar vivortis.nl/helpdesk en voeg waar mogelijk een screenshot toe.