ViVortis® – E-mailaccount aanmaken via Controle Paneel

Het proces is bedoeld voor het beheren van functionele mailboxen (bijvoorbeeld info@ en support@) en gebruikersaccounts binnen een domein.

1. Toegang tot het controlepaneel

Log in op het ViVortis® Controle Paneel via de verstrekte beheerders-URL.

Vereist: beheerders toegang met rechten voor e-mailbeheer.

2. Navigatie naar e-mailbeheer

Binnen het dashboard:

• Open het menu E-mail Accounts
• Ga naar het overzicht van bestaande mailboxen

3. Nieuw e-mailaccount aanmaken

Klik op:

• Account toevoegen

Hiermee start je het aanmaakproces van een nieuwe mailbox binnen het geselecteerde domein.

4. Accountconfiguratie

Voer de volgende gegevens in:

E-mailadres

• Volledig e-mailadres (bijvoorbeeld info@jouwdomein.nl)
• Moet uniek zijn binnen het domein

Wachtwoord

• Stel een sterk wachtwoord in (aanbevolen minimaal 12 tekens)
• Alternatief: gebruik de geïntegreerde wachtwoordgenerator

5. Opslagconfiguratie (quota)

Stel het mailboxquotum in:

• Bijvoorbeeld 1 GB, 5 GB of onbeperkt, afhankelijk van het hostingpakket
• Let op: overschrijding kan leiden tot verstoringen in e-mailontvangst

6. Aanmaak en activatie

Klik op Opslaan.

Het account wordt direct aangemaakt binnen de mailserveromgeving.

Activatie is doorgaans direct of binnen enkele minuten voltooid.

7. Beschikbare toegangsmethoden

Na aanmaak is de mailbox beschikbaar via:

• Webmail (browsertoegang)
• IMAP-compatibele e-mailclients (Gmail, Apple Mail, Outlook)
• Desktop clients (Thunderbird, Outlook)

Validatiecriteria en vereisten

Controleer vóór gebruik:

• E-mailadres is correct en uniek
• Wachtwoord voldoet aan minimale sterkte-eisen
• Quota is voldoende voor beoogd gebruik
• Domein is actief en correct gekoppeld

Troubleshooting

Account kan niet worden aangemaakt

Oorzaken:

• Maximale mailboxlimiet bereikt
• Onvoldoende beheerdersrechten
• Ongeldig domein of configuratiefout

Oplossing:

• Controleer pakketlimieten
• Verifieer rechtenniveau
• Neem contact op met systeembeheer

Mailbox wordt niet zichtbaar

Oorzaken:

• Cache- of refreshprobleem in controlepaneel
• Vertraging in systeemverwerking

Oplossing:

• Pagina herladen
• Enkele minuten wachten en opnieuw controleren

Support & escalatie

Indien het probleem aanhoudt, dien een supportticket in via:

https://helpdesk.vivortis.nl

Vermeld altijd:

• Domeinnaam
• Gewenst e-mailadres
• Screenshot van foutmelding
• Tijdstip van aanmaakpoging
• Gebruikt gebruikersaccount (indien relevant)

Best practices (enterprise e-mailbeheer)

• Gebruik een consistente mailboxstructuur (info@, sales@, support@)
• Vermijd persoonlijke mailboxen voor functionele rollen
• Monitor quota proactief
• Documenteer aangemaakte accounts binnen het team
• Verwijder of archiveer inactieve mailboxen regelmatig