Hoe maak ik een online boekingsagenda waarin klanten zelf een afspraak kiezen?

Stap 1 — Microsoft Bookings openen

1. Ga naar: https://outlook.office.com/bookings
2. Log in met Microsoft 365 account
3. Klik Get started
4. Geef de boekingspagina een naam
   bijvoorbeeld:
   
   Consult
   Adviesgesprek
   Support call
   Kennismaking

Deze naam is zichtbaar voor klanten.

Stap 2 — collega’s toevoegen (Optioneel)

1. Ga naar Staff
2. Klik Add staff
3. Vul Microsoft e-mailadres van collega in
4. Kies rol:
   • Team member → normale toegang
   • Admin → volledige rechten
5. Zet aan: Events in Office calendar affect availability

Deze instelling zorgt dat bestaande afspraken in Outlook automatisch worden meegenomen.

Voorbeeld: vergadering in Outlook = tijdslot niet beschikbaar.

• Klik Save

Herhaal dit voor elke collega die afspraken mag ontvangen.

Stap 3 — beschikbaarheid per collega instellen (Optioneel)

Per medewerker kan beschikbaarheid worden bepaald.

1. Ga naar Staff
2. Selecteer medewerker
3. Stel werktijden in

Voorbeeld: maandag t/m vrijdag > 09:00 – 17:0 of afwijkende tijden per persoon.

Microsoft Bookings combineert deze beschikbaarheid automatisch. Alleen tijdsloten waarop minimaal 1 collega beschikbaar is worden getoond.

Stap 4 — dienst aanmaken (Service)

1. Ga naar Services
2. Klik Add service

Voorbeeld instellingen:

• Naam: Adviesgesprek

• Beschrijving: Korte uitleg over de afspraak.

• Duur: 15, 30 of 60 minuten

• Buffer: 5 of 10 minuten tussen afspraken

• Locatie: Online meeting, telefoon of fysiek adres

• Prijs: gratis of betaald

Stap 5 — medewerkers koppelen aan dienst

Onder Assign staff: selecteer meerdere collega’s.

Microsoft Bookings controleert automatisch welke collega beschikbaar is.

Situatie: 1 collega beschikbaar → tijdslot zichtbaar of geen collega beschikbaar → tijdslot verborgen. Hierdoor worden alleen realistische momenten getoond.

Stap 6 — klant laten kiezen met wie de afspraak is (Optioneel)

Zet aan: Allow customers to choose staff

Klant kan kiezen: specifieke medewerker of eerst beschikbare medewerker.

Wanneer uitgeschakeld, wijst het systeem automatisch een beschikbare medewerker toe.

Stap 7 — boekingsregels instellen

Aanbevolen instellingen:

• Minimale tijd vooraf boeken: bijvoorbeeld 4 uur

• Maximale periode vooruit plannen: bijvoorbeeld 30 of 60 dagen

• Buffer tussen afspraken: 5 tot 10 minuten

• E-mail notificaties: ingeschakeld

• Herinneringen: bijvoorbeeld 24 uur vooraf

Deze instellingen voorkomen last-minute boekingen en dubbele afspraken.

Stap 8 — boekingslink delen

Ga naar: Booking page

Kopieer de link naar de online agenda.

Gebruik de link op:

• website

   

• contactpagina

   

• offertepagina

   

• e-mail handtekening

   

• chat

   

• social media

Klanten kunnen via deze link direct een afspraak plannen.

Tip: automatisch een Teams meeting toevoegen bij online afspraken

Wanneer een afspraak online plaatsvindt, kan automatisch een Microsoft Teams link worden toegevoegd.

Open de dienst in Microsoft Bookings en zet de optie Online meeting aan. Kies vervolgens Microsoft Teams als meeting provider.

Na inschakeling ontvangt de deelnemer automatisch een Teams link in:

• bevestigingsmail

   

• Outlook agenda uitnodiging

   

• herinneringsmail

Hierdoor hoeft geen losse meeting uitnodiging meer te worden verstuurd en kan de afspraak direct online plaatsvinden.