Hoe pas ik mijn afzendernaam aan in webmail via Roundcube?

De afzendernaam is de naam die ontvangers zien wanneer jij een e-mail verstuurt. In webmail wordt deze naam ingesteld via Roundcube. In dit artikel lees je hoe je de afzendernaam aanpast en waar je op moet letten.

Direct antwoord

Log in op webmail via https://jouwdomein.nl/roundcube.
Ga naar Instellingen, open Identiteiten en kies het juiste e-mailadres.
Pas het veld Weergavenaam of Display name aan en klik op Opslaan.
Nieuwe e-mails die je vanuit webmail verstuurt, gebruiken daarna de nieuwe afzendernaam.

Wat heb je nodig?

Toegang tot webmail
Je volledige e-mailadres
Je mailboxwachtwoord
De gewenste afzendernaam
Toegang tot het juiste e-mailaccount

Stap 1: Log in op webmail

Open je browser en ga naar: https://jouwdomein.nl/roundcube

Vervang jouwdomein.nl door je eigen domeinnaam.

Voorbeeld gebruikersnaam:

info@jouwdomein.nl

Gebruik niet alleen info.

Stap 2: Open Instellingen

Klik in webmail op Instellingen.

Hier beheer je de persoonlijke instellingen van je mailbox. Denk aan voorkeuren, mappen, identiteiten en andere webmailopties.

Stap 3: Ga naar Identiteiten

Klik in het linkermenu op Identiteiten.

Een identiteit bepaalt welke afzendergegevens worden gebruikt bij uitgaande e-mails vanuit webmail. Dit gaat onder andere om de zichtbare naam en het e-mailadres.

Stap 4: Kies het juiste e-mailadres

Klik op het e-mailadres waarvan je de afzendernaam wilt aanpassen.

Controleer goed of je het juiste e-mailadres kiest. Dit is vooral belangrijk wanneer er meerdere identiteiten of aliassen zichtbaar zijn.

Stap 5: Pas de weergavenaam aan

Zoek het veld Weergavenaam of Display name.

Vervang de huidige naam door de gewenste afzendernaam.

Voorbeelden van duidelijke afzendernamen:

Bedrijfsnaam
Bedrijfsnaam Support
Bedrijfsnaam Administratie
Voornaam Achternaam
Voornaam van Bedrijfsnaam
Support van Bedrijfsnaam

Vermijd onduidelijke namen zoals alleen info, mail, admin of support. Een duidelijke afzendernaam is herkenbaarder voor klanten.

Stap 6: Sla de wijziging op

Klik op Opslaan.

De nieuwe afzendernaam wordt daarna gebruikt voor nieuwe e-mails die je vanuit webmail verstuurt. E-mails die al zijn verzonden, worden niet aangepast.

Stap 7: Controleer of het werkt

Maak een nieuwe e-mail aan in webmail en stuur deze naar jezelf of naar een testadres.

Controleer daarna:

Of de juiste afzendernaam zichtbaar is
Of het juiste e-mailadres wordt gebruikt
Of de naam professioneel en herkenbaar is
Of er geen typefout in de naam staat

Gebruik je ook Outlook, Apple Mail, Android Mail of iPhone Mail? Controleer dan daar apart de afzendernaam. De instelling in Roundcube past niet automatisch de afzendernaam in elk extern e-mailprogramma aan.

Lukt het niet? Controleer dit eerst

Probleem: Ik zie de optie Identiteiten niet.
Oplossing: Controleer of je in webmail bent ingelogd en in het menu Instellingen zit. Zie je de optie nog steeds niet, neem dan contact op met ViVortis.

Probleem: De oude afzendernaam blijft zichtbaar.
Oplossing: Controleer of je de juiste identiteit hebt aangepast. Verstuur daarna een nieuwe testmail. Oude verzonden e-mails veranderen niet.

Probleem: De afzendernaam klopt in webmail, maar niet in Outlook.
Oplossing: Outlook gebruikt eigen accountinstellingen. Pas de afzendernaam ook in Outlook aan.

Probleem: Ik heb per ongeluk het verkeerde e-mailadres aangepast.
Oplossing: Ga terug naar Instellingen en Identiteiten. Kies de juiste identiteit en pas de naam opnieuw aan.

Probleem: Ontvangers zien alleen mijn e-mailadres.
Oplossing: Controleer of het veld Weergavenaam of Display name is ingevuld. Verstuur daarna een nieuwe testmail.

Probleem: Mijn e-mail komt minder betrouwbaar over.
Oplossing: Gebruik een duidelijke bedrijfsnaam of persoonlijke naam. Controleer ook of SPF, DKIM en DMARC correct zijn ingesteld voor je domein.

Veelgestelde vragen

Is de afzendernaam hetzelfde als mijn e-mailadres?

Nee. De afzendernaam is de naam die ontvangers zien. Het e-mailadres is het technische adres waarmee je e-mail verstuurt, zoals info@jouwdomein.nl.

Verandert mijn e-mailadres ook als ik de afzendernaam aanpas?

Nee. Je past alleen de zichtbare naam aan. Het e-mailadres blijft hetzelfde.

Geldt deze wijziging ook voor Outlook of Apple Mail?

Niet altijd. De wijziging in Roundcube geldt voor e-mails die je vanuit webmail verstuurt. Gebruik je ook Outlook, Apple Mail, Android of iPhone, pas de afzendernaam daar ook apart aan.

Worden oude verzonden e-mails aangepast?

Nee. Alleen nieuwe e-mails gebruiken de nieuwe afzendernaam. E-mails die al zijn verzonden, blijven ongewijzigd.

Wat is een goede zakelijke afzendernaam?

Gebruik een naam die ontvangers direct herkennen. Bijvoorbeeld je bedrijfsnaam, een afdeling met bedrijfsnaam of een persoonlijke naam met bedrijfsnaam.

Heeft de afzendernaam invloed op spam?

Een duidelijke afzendernaam kan helpen bij herkenbaarheid en vertrouwen. Voor technische betrouwbaarheid zijn vooral SPF, DKIM en DMARC belangrijk.

Wanneer moet je ViVortis inschakelen?

Neem contact op met ViVortis wanneer:

Je geen toegang hebt tot webmail
Je de optie Identiteiten niet ziet
Je niet weet welke identiteit je moet aanpassen
De afzendernaam na opslaan niet verandert
Je e-mails als spam worden gezien
Je twijfelt over SPF, DKIM of DMARC
De wijziging invloed kan hebben op je website, e-mail of domein

Ga naar vivortis.nl/helpdesk en voeg waar mogelijk een screenshot toe.