Hoe stel ik mijn e-mailinstellingen correct in?

Met de juiste e-mailinstellingen kun je e-mails veilig ontvangen en verzenden. Dit is belangrijk voor programma’s zoals Outlook, Apple Mail, Thunderbird, Android Mail en iPhone Mail. In dit artikel lees je welke instellingen je nodig hebt en wat je moet controleren als e-mail niet goed werkt.

Direct antwoord

Gebruik bij voorkeur IMAP met SSL/TLS.
Stel de inkomende server in op mail.jouwdomein.nl met poort 993.
Stel de uitgaande server in op mail.jouwdomein.nl met poort 465 of 587.
Gebruik altijd je volledige e-mailadres als gebruikersnaam en het wachtwoord van je mailbox.
Let op: Vervang jouwdomein.nl door je eigen domeinnaam.

Voorbeeld:

mail.jansenmakelaars.nl

Wat heb je nodig?

Je volledige e-mailadres
Het wachtwoord van je mailbox
Je domeinnaam
Een e-mailprogramma zoals Outlook, Apple Mail, Thunderbird, Android Mail of iPhone Mail
De juiste serverinstellingen
Een werkende internetverbinding

Stap 1: Kies IMAP als accounttype

Kies bij het instellen van je e-mailadres voor IMAP.

IMAP is de aanbevolen instelling. IMAP synchroniseert je e-mail met de mailserver. Daardoor blijven je e-mails, mappen en gelezen statussen gelijk op meerdere apparaten.

Gebruik IMAP vooral wanneer je e-mail gebruikt op:

Computer
Laptop
Telefoon
Tablet
Webmail

Gebruik POP3 alleen wanneer je bewust e-mails lokaal wilt downloaden naar één apparaat. POP3 is minder geschikt wanneer je meerdere apparaten gebruikt.

Stap 2: Vul de inkomende mailserver in

Gebruik deze instellingen voor inkomende e-mail met IMAP:

Instelling	Waarde
Protocol	IMAP
Server	mail.jouwdomein.nl
Poort	993
Beveiliging	SSL/TLS
Gebruikersnaam	Je volledige e-mailadres
Wachtwoord	Het wachtwoord van je mailbox

Vervang jouwdomein.nl door je eigen domeinnaam.

Voorbeeld:

mail.jansenmakelaars.nl

Gebruik als gebruikersnaam altijd het volledige e-mailadres. Bijvoorbeeld:

info@jansenmakelaars.nl

Gebruik niet alleen info.

Stap 3: Vul de uitgaande mailserver in

Gebruik deze instellingen voor uitgaande e-mail met SMTP:

Instelling	Waarde
SMTP-server	mail.jouwdomein.nl
Poort	465 of 587
Beveiliging	SSL/TLS bij 465 of STARTTLS bij 587
SMTP-authenticatie	Ja
Gebruikersnaam	Je volledige e-mailadres
Wachtwoord	Het wachtwoord van je mailbox

SMTP is nodig om e-mail te verzenden. Zet SMTP-authenticatie altijd aan. Zonder authenticatie kan je e-mailprogramma meestal geen berichten verzenden.

Stap 4: Gebruik beveiligde poorten

Gebruik bij voorkeur alleen beveiligde verbindingen.

Aanbevolen poorten:

Functie	Beveiligde poort
IMAP ontvangen	993
POP3 ontvangen	995
SMTP verzenden via SSL/TLS	465
SMTP verzenden via STARTTLS	587

Vermijd onbeveiligde poorten zoals 143 voor IMAP en 110 voor POP3, tenzij ViVortis dit specifiek adviseert voor jouw situatie.

Beveiligde verbindingen beschermen je inloggegevens en e-mailverkeer beter.

Stap 5: Controleer je gebruikersnaam en wachtwoord

Gebruik als gebruikersnaam altijd je volledige e-mailadres.

Correct:

info@jouwdomein.nl

Onjuist:

info

Gebruik het wachtwoord van je mailbox. Dit is niet altijd hetzelfde als het wachtwoord van je computer, WordPress, klantportaal of hostingomgeving.

Let goed op:

Caps Lock
Spaties voor of na het wachtwoord
Oude wachtwoorden die nog opgeslagen zijn
Verkeerde toetsenbordtaal
Wachtwoorden die recent zijn gewijzigd

Stap 6: Controleer de instellingen in je e-mailprogramma

De juiste plek verschilt per e-mailprogramma. Controleer in elk geval deze onderdelen:

Inkomende mailserver
Uitgaande mailserver
Poortnummers
SSL/TLS of STARTTLS
SMTP-authenticatie
Volledig e-mailadres als gebruikersnaam
Juiste mailboxwachtwoord

Deze instellingen kun je gebruiken in onder andere:

Microsoft Outlook
Apple Mail
Thunderbird
Android Mail
iPhone of iPad Mail
Windows Mail
Andere e-mailprogramma’s met IMAP, POP3 en SMTP

Stap 7: Test eerst webmail

Twijfel je of het probleem in je e-mailprogramma of in de mailbox zit? Test dan eerst webmail.

Ga naar: https://jouwdomein.nl/roundcube

Werkt webmail wel? Dan is je mailbox actief en zit het probleem meestal in de instellingen van je e-mailprogramma.

Werkt webmail niet? Dan is er waarschijnlijk een probleem met je gebruikersnaam, wachtwoord of mailbox.

Stap 8: Controleer of het werkt

Verstuur een testmail naar jezelf.

Controleer daarna:

Komt de testmail binnen?
Kun je een e-mail verzenden?
Worden mappen gesynchroniseerd?
Zie je verzonden berichten ook op andere apparaten?
Blijft het e-mailprogramma zonder foutmelding verbonden?

Werkt ontvangen wel, maar verzenden niet? Controleer dan vooral de SMTP-instellingen.

Werkt verzenden wel, maar ontvangen niet? Controleer dan vooral de IMAP-instellingen.

Lukt het niet? Controleer dit eerst

Probleem: Je kunt wel ontvangen, maar niet verzenden.
Oplossing: Controleer de SMTP-server, poort, beveiliging en authenticatie. Gebruik mail.jouwdomein.nl, poort 465 of 587, en zet SMTP-authenticatie aan.

Probleem: Je e-mailprogramma vraagt steeds om je wachtwoord.
Oplossing: Controleer of je volledige e-mailadres als gebruikersnaam staat ingevuld. Controleer ook of het juiste mailboxwachtwoord is opgeslagen.

Probleem: Je krijgt een melding over een servercertificaat.
Oplossing: Controleer of de servernaam exact mail.jouwdomein.nl is. Gebruik SSL/TLS of STARTTLS. Neem contact op met ViVortis als de melding blijft terugkomen.

Probleem: E-mail synchroniseert niet op meerdere apparaten.
Oplossing: Controleer of je IMAP gebruikt. Bij POP3 worden e-mails vaak lokaal opgeslagen, waardoor apparaten niet altijd gelijk lopen.

Probleem: Verzonden e-mails staan niet op je telefoon of laptop.
Oplossing: Gebruik IMAP en controleer of de map voor verzonden items correct synchroniseert met de server.

Probleem: Je krijgt een foutmelding over authenticatie.
Oplossing: Controleer je volledige e-mailadres, wachtwoord en SMTP-authenticatie. Zet authenticatie voor uitgaande e-mail altijd aan.

Probleem: Je zit op een bedrijfsnetwerk en e-mail werkt niet.
Oplossing: Een firewall of netwerkregel kan bepaalde poorten blokkeren. Test op een ander netwerk of via mobiele hotspot. Neem daarna contact op met de netwerkbeheerder of ViVortis.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen IMAP en POP3?

IMAP synchroniseert e-mail met de server. Daardoor zie je dezelfde mailbox op meerdere apparaten. POP3 downloadt e-mail vaak lokaal naar één apparaat en is minder geschikt voor moderne zakelijke e-mail.

Welke inkomende mailserver moet ik gebruiken?

Gebruik mail.jouwdomein.nl als inkomende mailserver. Vervang jouwdomein.nl door je eigen domeinnaam. Gebruik voor IMAP poort 993 met SSL/TLS.

Welke uitgaande mailserver moet ik gebruiken?

Gebruik mail.jouwdomein.nl als uitgaande mailserver. Gebruik poort 465 met SSL/TLS of poort 587 met STARTTLS. Zet SMTP-authenticatie altijd aan.

Welke gebruikersnaam moet ik invullen?

Gebruik altijd je volledige e-mailadres. Bijvoorbeeld info@jouwdomein.nl. Alleen info is niet genoeg.

Waarom werkt ontvangen wel, maar verzenden niet?

Dan staat meestal de SMTP-configuratie verkeerd. Controleer de uitgaande server, poort, beveiliging en SMTP-authenticatie.

Waarom wordt IMAP aanbevolen?

IMAP houdt je mailbox gelijk op meerdere apparaten. Dit voorkomt dat e-mails alleen op één apparaat staan. IMAP werkt ook beter samen met webmail.

Moet ik SPF, DKIM en DMARC instellen?

SPF, DKIM en DMARC helpen bij de betrouwbaarheid van uitgaande e-mail. Deze instellingen staan in DNS. Pas DNS-instellingen alleen aan als je weet wat je doet of vraag ViVortis om hulp.

Wanneer moet je ViVortis inschakelen?

Neem contact op met ViVortis wanneer:

Je niet weet welke instellingen je moet gebruiken
Je wachtwoord niet werkt
Webmail ook niet werkt
Je e-mailprogramma blijft vragen om een wachtwoord
Je wel kunt ontvangen, maar niet kunt verzenden
Je een certificaatmelding blijft zien
Je twijfelt over DNS-instellingen zoals SPF, DKIM of DMARC
De wijziging invloed kan hebben op je website, e-mail of domein

Ga naar vivortis.nl/helpdesk en voeg waar mogelijk een screenshot toe.